在宅ワーク

【完全初心者向け】在宅ワークでよく使う便利ツール5つ【登録方法も解説】

早速ですが、この記事を執筆している私は在宅ワーク歴3年です。その中でデータのやり取りやコミュニケーション(会話)などでよく使うツールをまとめました。

  • チャットワーク
  • Googleドライブ
  • スカイプ
  • zoom
  • slack

クライアントさんによっては他のもあるかもしれませんが、この5つを知っておけばまず問題ないです。

 

中でもチャットワークとGooleドライブは本当によく使いますので、しっかり押さえておきましょう。

 

Chatwork(チャットワーク)

チャットワークとは、その名の通りチャットのツールです。

本来はメールでやり取りをするものだと考えがちですが、在宅ワークやリモートワークなどでは、クライアント(お仕事をする相手)さんとチャットワークを利用してやり取りをします。

8割以上の使用頻度なので、必ずこちらの使い方は押さえておいた方が良いです。

 

①チャットワークの登録方法

チャットワークを登録する

 

まずは上記ボタンからチャットワークに移動し、新規登録を押しましょう。

 


メールアドレスを送信したら、入力したメールアドレス宛にメールが届くので、そのメール内にあるボタンをクリックしましょう。

 


こちらを入力して、

 


まだやり取りする人がいない場合は、スキップで大丈夫です^^

 


これで登録OKです。

上記のように動画で使い方の説明が見れますのでぜひご覧ください。

 

詳しい使い方に関しては下記の記事をどうぞ。

slack(スラック)

スラックもコミュニケーションツールとして使われます。

チャットワークよりは頻度としてそんなに多くありませんが、とはいえ、使ってるクライアントさんもままいらっしゃるので、しっかり押さえておきましょう。

登録は必要な場面になってからでも問題ありませんし、とりあえず登録をして使い方を見ておくのも良いかと思います。

Slackの登録方法

Slackを登録する

まずは上記のボタンからスラックの登録を行います。画像のようにメールアドレスを入力しましょう。

 

上記の画面に移動したら下記を選択して進みます。両者の詳細をちょっと補足しておきますね。

私のチームはすでにSlackを使用しています

スラックは、グループチャットのことをワークスペースと言います。そして、すでに自分が入りたいグループが存在するときは上記の方を選択して進みます。

私のチームではまだSlackを使用していません。

文字通り、チャットをしたいグループのワークスペースがまだ存在していない場合や、ただ新規で登録をしたい場合などでは下記の方を選択して進みましょう。


こちらの画面に変わったら、登録をしたメールアドレスを確認し、6桁の数字を入力しましょう。


まずはワークスペース(グループ)を作らないといけないようなので、ここでは仮にテストとしますが、通常は会社の名前やチーム名などを入力します。

そうすることで、例えばABC会社という会社であれば、その社員全員が使えるチャットスペースが出来上がるということです。


プロジェクト名を入れましょう。ここでは仮にtestとします。


上記のように複数のチャンネル(プロジェクト名)が作れるので、そのテーマに沿った会話をしていくといったイメージです。

通常なら例えば、営業部とかマーケティング部などですかね。後から変更も追加もできますので必要に応じて適宜設定してください。


作ったグループに誘う方がいればメールアドレスを入力してください。

いなければ後でを押しましょう。


これで登録完了です。

詳しい使い方については下記を参考にしてくださいね。

Skype(スカイプ)

スカイプはチャットの他、オンライン通話ができるツールです。在宅ワークだとオンライン通話をする機会はたくさんあります。

パソコンから離れている時でも対応できるように、スマホにアプリを入れておくのもおすすめです。私自身も、入れておいてよかったと思ったことが何度かあったので^^v

スカイプをダウンロードする

スカイプをダウンロードする

 

登録方法に関しては、公式サイトの説明の通りに行えば問題ないので、下記に貼り付けておきますね。

スカイプの登録方法を見る

zoom(ズーム)

こちらもオンライン通話ができるツールです。基本的にはスカイプかズームかって感じですね。

これはクライアントさんによって異なるので、一応どちらも使えておくと良いです。

 

面談や打ち合わせをする際は予め日程を調整するので、スカイプもズームも打ち合わせ前日までに入れておけば良いかと思います。

 

間違っても当日にインストールするのはNGです。時間厳守・納期厳守は信用において最も大切ですからね。

 

zoomの登録方法

zoomを登録する

 

まずは上記のボタンからzoomの登録に進んで、メールアドレスを送信します。


登録したメールアドレスを確認して、案内の手順通りにメール内のボタンをクリックします。


必要情報を入力し、続けるのボタンをクリックします。


こちらはスキップします。


これで登録は完了です。

上の通りマイアカウントへ進んでプロフィール欄を完成させましょう。

Googleドライブ

最後にGoogleドライブですが、こちらはGoogleのアカウントがあればすぐに使えるツールです。冒頭でもちょっと触れたとおり、文書類のデータの共有などでかなり頻繁に使用します。


上記のところから入れます。ざっくり説明しますね。

 

Googleドライブの使い方

中に入るとこんな感じで、左上の新規というボタンをクリックすると、

  • フォルダ
  • ファイル
  • エクセルのようなもの(スプレッドシート)
  • ワードのようなもの(ドキュメント)
  • パワーポイントのようなもの(スライド)
  • お問い合わせフォーム(フォーム)
  • 画像

などが作成できます。


色々いじってみると良いかと思いますが、左上の共有を押すことで作成したファイルを共有する人を指定できるようになっています。

でも、ほとんど企業さんから共有されるので、こちらから共有することはほぼ無いかと思います。(私はこの3年間一度も私から共有ファイルを送ることはありませんでした^^)

 

共有されるときは、専用のURLを教えてもらえるので、確認をしたりファイルを更新したりします。

 

まとめ

Googleドライブに関しては、まだワードやエクセルなどの使い方に慣れていないと難しいところもあるかと思いますが、私がはじめて在宅ワークをしたときには使い方をまったく知りませんでしたので現時点でしっかり理解しなくても心配しないでくださいね。

 

使っていくうちに理解が深まってくると思うので、まずはこういうのがあると知っているだけでOKです。

 

GoogleドライブはUSB(パソコンに取り付けてデータを保存する小さいやつ)を使わずにデータを共有できるのですごいお手軽なので機密文書を扱う企業さんもたくさん居ます。

 

そのため、ファイルのURLを第三者に漏洩しないように十分注意してくださいね。以上が、私が初めて在宅ワークをやったときに知った便利ツールです。参考にしてください。